“El tiempo es una secuencia de eventos, una continuidad, en la cual estos eventos, acontecimientos, ocurren uno tras otro, del pasado al presente y al futuro.” A. Einstein
No hay un único modelo sobre cómo gestionar el tiempo, pero hay una serie de principios aplicables a una variedad de circunstancias.
LA PLANIFICACIÓN
Planificar es la base sobre la que se sustenta la gestión del tiempo y aunque aparentemente parece que consume éste, finalmente supone un ahorro de dedicación, esfuerzo y dinero.
Para elaborar una planificación efectiva pueden seguirse una serie de pasos:
▪ Identificar metas a largo plazo para obtener un sentido más claro de la orientación. Deben ser metas realistas y alcanzables en un tiempo razonable.
▪ Marcar prioridades.
▪ Repartir las metas en fases medibles.
▪ Considerar las posibles vertientes y variables que pudiesen aparecer.
ESTABLECER METAS PROFESIONALES Y FIJAR OBJETIVOS
De modo espontáneo se tiende a resolver lo más urgente, lo más fácil, lo más agradable, lo que conocemos mejor, lo más corto, lo primero o lo último que nos piden.
Para organizar nuestro tiempo, una vez establecidas nuestras metas y objetivos, hay que determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por importantes entendemos aquéllas que inciden en las áreas estratégicas de la empresa, en los objetivos, en los costes o ingresos.
Comenzaremos por dar un orden de prioridad a cada una de las actividades diarias. Es más efectivo decidir a diario qué le va a reportar más beneficios y empezar por ello. Piense en convertirse en un “corredor de fondo” y no en “apagar fuegos” o realizar “multitud de carreras cortas”.
Por tanto, el factor esencial para planificar nuestros pasos es la importancia, la repercusión de la actividad que se va a abordar.
Es esencial distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente y el orden en el que debe realizar las tareas es el siguiente:
1. Urgente + / importante +: Tarea muy urgente y muy importante.
2. Urgente - / importante +: Tarea poco urgente y muy importante.
3. Urgente + / importante -: Tarea urgente y menos importante.
4. Urgente - / importante –: Tarea poco urgente y de menor importancia.
Una tarea muy urgente y muy importante (urgente + / importante +), debe priorizarse frente
a otra es tarea más urgente y poco importante ( urgente + / importante -).
Además si atiende sólo urgencias, genera a la larga más urgencias. La mejor manera de disminuir las urgencias no es sólo atendiéndolas sino realizando aquellas tareas que en un futuro disminuirán las urgencias, que habitualmente serán las tareas que clasificaríamos como menos urgente y más importante (urgente - / importante +) como, por ejemplo, planificar la capacidad de producción en vez de preocuparse solamente por producir y solucionar problemas.
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